Prácticas de organización y descripción en acervos fotográficos
GABRIELA GONZÁLEZ REYES
Escribo estas reflexiones desde mi propia experiencia en la gestión de acervos fotográficos, iniciada en 1994 en el Centro de la Imagen. Desde entonces he trabajado en la consolidación de colecciones, procesos de organización documental, descripción, estructuración de fondos y definición de criterios técnicos para el registro y acceso a fotografía. Lo que aquí expongo no pretende ser una formulación abstracta ni exhaustiva, sino el resultado de prácticas concretas, decisiones metodológicas y aprendizajes acumulados en el trabajo directo con archivos.
A lo largo de ese recorrido, una constante ha sido enfrentar la tensión entre la necesidad de estructurar la información y la complejidad inherente al documento fotográfico. Clasificar implica delimitar, separar y establecer relaciones. Sin embargo, cuando trabajamos con fondos institucionales, archivos públicos, colecciones patrimoniales, acervos privados o conjuntos documentales que incluyen fotografía, advertimos que la realidad documental no siempre se ajusta a categorías rígidas y claramente definidas. Las fronteras entre categorías se vuelven imprecisas: una fotografía puede ser simultáneamente objeto material, imagen visual, documento probatorio, evidencia histórica, pieza de comunicación institucional u obra autoral —o varias de estas dimensiones a la vez—. ¿En qué categoría debería inscribirse? La dificultad no radica en un defecto metodológico, sino en la condición intrínsecamente compleja del documento y de su contexto. Las categorías no son naturales; son construcciones culturales y técnicas. Como señaló Pierre Bourdieu, los sistemas de clasificación forman parte de las estructuras simbólicas que organizan la percepción social del mundo; clasificar es ejercer una forma de poder simbólico que define qué es visible y cómo se ordena.¹ En un sentido complementario, Geoffrey C. Bowker y Susan Leigh Star sostienen que toda infraestructura clasificatoria materializa decisiones históricas y políticas: los sistemas de clasificación no solo describen la realidad, sino que la producen y estabilizan, dejando inevitablemente zonas de exclusión.²
Gabriela González Reyes. Imagen de portada: caja del fondo Héctor García (Fundación María y Héctor García A.C.) durante inventario de película policromática. Cortesía de la autora.
En el ámbito archivístico, esta tensión se vuelve especialmente evidente cuando la fotografía forma parte de fondos complejos, porque no se trata únicamente de un documento funcional inserto en una estructura administrativa, sino de una imagen que plantea una pregunta fundamental: ¿representa un hecho o construye una mirada sobre él? La fotografía es, al mismo tiempo, huella material de un acontecimiento y construcción simbólica. Esta doble condición complica su clasificación y su descripción. En México contamos con instrumentos normativos específicos para atender esta complejidad. En 2014 dio inicio el Seminario Imagen y Documentación en el Centro de la Imagen, gracias al auspicio de su entonces director, Alejandro Castellanos. Coordinado por Fernando Osorio, este espacio reunió a especialistas con el propósito de impulsar la construcción de una norma para la catalogación de fotografía. A partir de ese trabajo se conformó el Subcomité de Catalogación de Documentos Fotográficos del COTENNDOC (Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación), con el fin de establecer lineamientos consensuados para una actividad central en la gestión del patrimonio fotográfico en el país.
En este esfuerzo participaron las siguientes instituciones: La Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (Fototeca Nacho López), el Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación, el Consejo Estatal para la Cultura y las Artes de Puebla (Fototeca Juan Crisóstomo Méndez), el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (Centro de la Imagen, Cineteca Nacional —Departamento de Acervo Videográfico e Iconográfico y Departamento de Preservación de Acervos—), el Consejo para la Cultura y las Artes de Nuevo León (Fototeca Nuevo León), la Fundación María y Héctor García, A.C., la Fundación Pedro Meyer, la Fundación Televisa, el Instituto Nacional de Antropología e Historia (Dirección de Estudios Históricos, Sistema Nacional de Fototecas —Fototeca Nacional— y Museo Nacional de Historia), el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (Conservatorio Nacional de Música), el Instituto Mexicano de Cinematografía (Acervos cinematográficos y Acervos y circuitos culturales), la Secretaría de Cultura de la Ciudad de México (Museo Archivo de la Fotografía), la Secretaría de Gobernación (Archivo General de la Nación), la Universidad Autónoma de Yucatán (Facultad de Antropología —Fototeca Pedro Guerra—) y la Universidad Nacional Autónoma de México (Biblioteca Nacional, Escuela Nacional de Música, Instituto de Investigaciones Estéticas —Archivo Fotográfico Manuel Toussaint— e Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación —Archivo Histórico—).
Ana Casas Broda. Registro de la exposición Develar y Detonar. Fotografía en México, ca. 2015, CentroCentro (Palacio de Cibeles), PhotoEspaña, 2015. Cortesía de Hydra + Fotografía SC.
Dos años después, en 2016, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016, Documentos fotográficos — Lineamientos para su catalogación. Esta norma constituye una herramienta fundamental para los procesos de registro, al ofrecer criterios uniformes y consensuados que permiten describir el documento fotográfico a nivel de unidad documental simple (ítem por ítem), incorporando metadatos técnicos, de contenido y de gestión acordes con la especificidad de este tipo documental.
Más allá de su dimensión técnica, este proceso normativo marcó un parteaguas en la profesionalización de la catalogación fotográfica en México. Por primera vez, instituciones públicas, académicas y culturales articularon un consenso nacional en torno a criterios comunes de descripción, reconociendo que la gestión del patrimonio fotográfico no es una práctica aislada, sino una responsabilidad colectiva. La norma no solo unificó criterios: consolidó una comunidad profesional y estableció una base común para el diálogo interinstitucional, el intercambio de información y la construcción de sistemas interoperables a futuro.
Este avance se apoya en un largo proceso histórico de construcción de normas y prácticas en el país. Desde 1993 existe el Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO), adscrito al INAH, encargado de coordinar y normar tareas de conservación, catalogación, digitalización y reproducción en las fototecas bajo su resguardo. En materia de catalogación, la Fototeca Nacional —a través de su área especializada— desarrolló las Normas catalográficas del SINAFO, publicadas en 2000 y posteriormente revisadas, tomando como base experiencias concretas de trabajo con acervos como la colección Casasola y la revisión de estándares nacionales e internacionales.
La existencia de estos instrumentos, y su actualización periódica, muestra que la catalogación de fotografía en México no es el resultado de una iniciativa aislada, sino de un proceso acumulativo sostenido en el tiempo. Aunque las normas se formalizan dentro de marcos institucionales, su riqueza proviene del conocimiento de las personas que participaron en su elaboración: especialistas que aportaron su experiencia técnica, su reflexión metodológica y su tiempo para convertir prácticas diversas en criterios compartidos. El valor de estas normas radica, precisamente, en su construcción colectiva.
Del documento individual al sistema de relaciones: niveles y principios de descripción
Los archivos no son acumulaciones de piezas aisladas. La estructura archivística es jerárquica: fondo, sección, serie, subserie, expediente, unidad documental compuesta (UDC) y unidad documental simple (UDS). Esta organización responde a la necesidad de preservar no solo los documentos individuales, sino también las relaciones que les dan sentido dentro de un conjunto. La unidad documental simple (UDS) es el documento individual considerado como una pieza autónoma: por ejemplo, una fotografía específica, un fotograma individual dentro de un rollo de negativo, una impresión, una diapositiva o un archivo digital independiente que puede describirse por sí mismo. Es el nivel en el que se realiza la catalogación ítem por ítem. La unidad documental compuesta (UDC), en cambio, es un conjunto de documentos que forman una unidad porque comparten una misma función, contexto o proceso de producción. Puede tratarse de un expediente, una carpeta, un álbum fotográfico, un rollo completo de negativos o una secuencia digital que adquiere sentido en conjunto. En este nivel, la descripción no se centra en cada pieza aislada, sino en el conjunto y en las relaciones internas entre los documentos.
Comprender esta diferencia es fundamental, especialmente en archivos fotográficos, donde el contexto de producción —un encargo institucional, una cobertura periodística, un proceso técnico o una secuencia narrativa— puede ser tan significativo como cada imagen individual. Para abordar esta dimensión contextual resulta fundamental recurrir a estándares de descripción multinivel como ISAD(G), que permiten describir no solo los documentos individuales, sino también la historia archivística, el volumen total del acervo, las condiciones de acceso, el contexto de producción y las normas aplicadas.³ La descripción multinivel evita aislar las piezas de su entramado orgánico y permite comprender el archivo como un sistema de relaciones, no como una mera acumulación de objetos.
Memorándum No. 238 del 20 de abril de 1978 de asignación a Héctor García a la región Tepehuana para documentar investigación de Fernando Benítez. Cortesía de la Fundación María y Héctor García A.C.
Junto con la descripción multinivel propuesta por ISAD(G), otros modelos han contribuido a enriquecer la comprensión de las relaciones documentales. Entre ellos, Resource Description and Access (RDA) introduce una lógica basada en entidades y relaciones, distinguiendo entre obra, expresión, manifestación e ítem. Esta diferenciación permite separar conceptualmente el contenido intelectual o artístico de su materialización física, algo particularmente útil en fotografía, donde una misma imagen puede existir en distintos soportes, copias o versiones digitales. RDA no sustituye la descripción archivística, pero ofrece un modelo relacional que ayuda a comprender cómo se vinculan autores, contenidos y objetos materiales dentro de un sistema de información.
Estas relaciones no pueden construirse al margen de los principios archivísticos. Toda descripción debe inscribirse dentro del principio de procedencia, uno de los fundamentos de la archivística. Este principio establece que los documentos deben conservarse y describirse de acuerdo con su origen —es decir, vinculados al productor que los generó— y no reorganizarse según criterios temáticos o estéticos ajenos a su contexto de creación. Asociado a este principio se encuentra el respeto al orden original, que busca preservar la estructura interna que el productor dio al conjunto documental. Ambos principios garantizan que el archivo conserve su valor como evidencia de una actividad, función o proceso histórico. En este sentido, las normas no son excluyentes; operan en niveles distintos y pueden emplearse de manera complementaria. ISAD(G) estructura y contextualiza el fondo; la Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 permite la descripción detallada de los documentos fotográficos a nivel de unidad documental simple; y RDA aporta un marco conceptual para comprender las relaciones entre contenido, autoría y soporte. [Ver Figura 1. Comparativo entre ISAD(G), NMX-R-069-SCFI-2016 y RDA].
Figura 1. Comparativo entre ISAD(G), NMX-R-069-SCFI-2016 y RDA
Las tres herramientas no son excluyentes. Operan en niveles distintos y pueden emplearse de manera complementaria: ISAD(G) para estructurar el fondo y su contexto; la NMX-R-069-SCFI-2016 para la descripción técnica del documento fotográfico; y RDA para modelar relaciones entre autores, contenidos y manifestaciones materiales.
Inventario, clasificación y catalogación: procesos diferenciados y complementarios
En la práctica profesional es fundamental distinguir procesos que con frecuencia se confunden o se intentan ejecutar de manera simultánea sin una estrategia clara. Ingreso, inventario, clasificación y catalogación no son sinónimos: son etapas complementarias que responden a objetivos distintos dentro de la gestión documental.
El ingreso y registro constituyen el punto de partida. Documentan la incorporación del material al archivo, dejando constancia de su procedencia, fecha de recepción, condiciones generales y responsable del resguardo. Su beneficio principal es la trazabilidad: permiten saber qué ingresó, cuándo y bajo qué circunstancias. Sin registro no hay control institucional ni responsabilidad sobre el acervo. El inventario es el siguiente nivel operativo. Consiste en un listado sistemático que permite conocer la existencia y localización física de los documentos. Su función es pragmática: saber qué hay y dónde está. El inventario no interpreta ni profundiza; ordena y localiza. Es una herramienta indispensable para la conservación preventiva, la planeación de trabajo y la consulta interna.
En archivos de tamaño moderado, cuando el volumen lo permite, es posible avanzar hacia la clasificación y la catalogación de manera relativamente articulada. Sin embargo, en archivos de gran escala —cientos de miles de imágenes, negativos acumulados durante décadas o fondos institucionales extensos— pretender catalogar ítem por ítem desde el inicio es prácticamente inviable. En estos casos, el inventario y la clasificación funcionan como estrategias de organización intelectual y operativa: permiten construir una visión global antes de descender al nivel de detalle. La clasificación organiza los documentos mediante un cuadro de clasificación, estructura jerárquica que refleja las funciones, actividades o la lógica interna del productor del archivo. El cuadro no es una lista temática; es una representación estructural del modo en que el archivo fue generado y organizado. Su beneficio principal es otorgar coherencia intelectual al fondo y preservar el principio de procedencia.
Infografía del Archivo Manuel Ramos sobre el inventario y composición de su acervo. Elaboró Anaelia Pintor Ramírez. Cortesía del Archivo Manuel Ramos.
En mi experiencia profesional, el diseño del cuadro de clasificación no responde a una fórmula única. He trabajado con autoras y autores que organizan su archivo a partir de la tipología material y el formato fotográfico, es decir, película (placas, rollos de 35 mm o 120 mm), copias en papel (positivos), diapositivas o transparencias (positivos de transmisión). Esta lógica suele responder tanto a criterios técnicos como de almacenamiento y conservación, ya que resulta más operativo resguardar juntos soportes de características físicas similares. En estos casos, el cuadro de clasificación debe construirse respetando esa organización por formato y soporte, pues forma parte de la estructura funcional que el propio productor dio a su archivo.
En otros fondos, en cambio, la organización responde a proyectos, series autorales o encargos específicos; ahí la estructura cambia y el cuadro se articula en torno a cada cuerpo de trabajo. Esto demuestra que el cuadro de clasificación no se impone desde una lógica temática externa, sino que se construye a partir de la forma en que el archivo fue producido y estructurado originalmente. La catalogación desciende al nivel de la unidad documental simple o compuesta, describiendo con mayor profundidad cada pieza o conjunto mediante metadatos de creación, forma y contenido. Su beneficio es el acceso especializado: permite búsquedas temáticas, identificación precisa de imágenes, recuperación cruzada de información y producción de conocimiento.
Como establece ISAD(G), la descripción archivística debe ser coherente y multinivel, evitando aislar los documentos de su contexto.⁴ Cada proceso cumple una función específica y complementaria: sin registro no hay trazabilidad; sin inventario no hay localización; sin clasificación no hay coherencia estructural; sin catalogación no hay acceso profundo ni análisis especializado.
Comprender esta secuencia no es solo una cuestión metodológica: es una estrategia para hacer viable el trabajo en archivos y garantizar que la intervención técnica —incluida la conservación— se realice con pleno conocimiento del contexto documental.
La complejidad del documento fotográfico
El documento fotográfico introduce capas adicionales de complejidad porque no es únicamente un objeto material ni solamente una imagen; es ambas cosas al mismo tiempo. Esta doble condición obliga a describirlo a través de distintos tipos de metadatos, es decir, datos estructurados que permiten identificar, contextualizar y gestionar la información dentro de un sistema de catalogación.
La Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 distingue tres grandes grupos: metadatos de creación, forma y contenido. Los metadatos de creación se refieren a las circunstancias de producción del documento: autor o productor, fecha de toma, lugares de toma, fecha de impresión, proceso fotográfico, técnica y soporte original, entre otros. Estos datos permiten comprender el origen del documento y su valor como evidencia. Los metadatos de forma o gestión hacen posible la administración del acervo, tales como: número de inventario, clave topográfica, contenedor, dimensiones, estado de conservación y condiciones de acceso. Son esenciales para el control físico, la preservación y la recuperación. Los metadatos de contenido describen lo que está representado en la imagen. Su elaboración exige lectura visual e interpretación contextual: identificación de personas, acontecimientos, prácticas culturales o procesos históricos, entre otros. No se trata simplemente de nombrar lo visible, sino de situar la imagen dentro de un marco documental y cultural. En Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 se establece un conjunto de metadatos obligatorios para la unidad documental simple, estos elementos constituyen el núcleo mínimo indispensable para garantizar identificación, control y acceso.
Es importante subrayar que la norma fue concebida con una lógica relacional: los metadatos no funcionan de manera aislada, sino que pueden vincularse entre sí. La autoría se relaciona con fechas; las fechas con contextos históricos; la técnica con el soporte; el soporte con los riesgos de deterioro; la localización con el inventario general. Precisamente por eso hablamos de “metadatos”: porque su valor no radica únicamente en la información individual, sino en las relaciones que pueden establecerse dentro de un sistema estructurado.
Gabriela González Reyes. Acervo de Hydra + Fotografía SC: imágenes provenientes de una maleta adquirida en un mercado de pulgas, utilizada como material de trabajo en el diplomado de archivos impartido por Hydra. Cortesía de Hydra + Fotografía SC.
Actualmente, el COTENNDOC se encuentra en proceso de revisión y actualización de diversas normas, lo que confirma que la normalización es un proceso dinámico y no un instrumento estático. Además de la norma para documentos fotográficos, el comité ha desarrollado otras normas técnicas en el ámbito de la documentación, cuya importancia radica en ofrecer criterios consensuados que favorezcan calidad, interoperabilidad y coherencia en los procesos de registro a nivel nacional. En esa misma línea de trabajo, el Subcomité de Catalogación de Documentos Fotográficos continúa desarrollando lineamientos complementarios, particularmente orientados a la descripción de unidades documentales compuestas (UDC) y de objetos fotográficos digitales. Este esfuerzo responde a la necesidad de ampliar el alcance de la norma vigente y atender problemáticas específicas que han cobrado mayor relevancia en los últimos años, como la descripción y gestión de imágenes nacidas digitales o subrogadas.⁵ La normalización, en este sentido, no es un punto de llegada, sino un proceso en construcción.
La dimensión material del documento fotográfico
Un aspecto particularmente relevante para quienes trabajan en conservación es que la norma contempla el registro del estado de conservación, pero no establece una nomenclatura exhaustiva ni un vocabulario controlado obligatorio para nombrar daños o deterioros específicos. Se proponen categorías generales —como estado bueno, regular o malo, así como la identificación de daño físico, químico o biológico— acompañadas de ejemplos orientativos; sin embargo, su aplicación queda abierta a los criterios de cada repositorio.
Esta flexibilidad permite adaptarse a realidades institucionales diversas, pero también plantea desafíos. La valoración “bueno”, “regular” o “malo” puede variar según la experiencia y formación de quien registra: lo que para una persona puede considerarse estable, para otra puede representar un deterioro significativo. Asimismo, identificar con precisión deterioros físicos, químicos o biológicos no siempre es posible sin equipo especializado o sin la formación técnica adecuada. Diferenciar, por ejemplo, entre oxidación, migración de plata o ataque fúngico puede requerir microscopía o experiencia profesional específica. Por ello, el registro del estado de conservación no debería realizarse de manera aislada. Resulta recomendable vincularlo con diagnósticos técnicos institucionales o trabajar de forma colaborativa con restauradores especializados en fotografía para construir catálogos internos de daños con definiciones claras y criterios homogéneos. Cuando el archivo dispone de un sistema de gestión documental más robusto, incluso es posible relacionar el registro del deterioro con recomendaciones básicas de conservación preventiva, de modo que el sistema pueda señalar prioridades de intervención.
Gabriela González Reyes. Acervo de Hydra + Fotografía SC: imágenes provenientes de una maleta adquirida en un mercado de pulgas, utilizada como material de trabajo en el diplomado de archivos impartido por Hydra. Cortesía de Hydra + Fotografía SC.
Este punto nos devuelve a una distinción fundamental: la diferencia entre imagen visual e imagen física. La imagen visual corresponde al contenido representado, aquello que la fotografía muestra y que puede reproducirse en distintos soportes. La imagen física, en cambio, es el objeto material que porta esa representación: negativo, placa, copia en papel, diapositiva o archivo digital inscrito en un soporte específico. La imagen visual puede multiplicarse; la imagen física es única en su materialidad y en su inscripción dentro del fondo archivístico. Confundir ambas dimensiones puede generar errores tanto en la descripción como en la conservación. Atender únicamente al contenido sin considerar el soporte empobrece la gestión técnica; concentrarse solo en el soporte sin contextualizar la representación limita el acceso y la interpretación. Comprender esta doble naturaleza es esencial para articular lectura visual, análisis material y estructura documental dentro de una práctica archivística responsable.
Modelo de datos e infraestructura tecnológica
La relevancia de la Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016 reside en su capacidad de operar como marco metodológico independiente de la infraestructura tecnológica disponible. Puede aplicarse tanto en sistemas complejos como en herramientas básicas de registro, porque no prescribe una plataforma específica, sino una estructura conceptual para describir objetos fotográficos e imágenes visuales. Al definir con claridad qué datos registrar, cómo estructurarlos y cómo mantener su coherencia, orienta paso a paso la construcción de criterios de descripción consistentes en cualquier circunstancia institucional.
En muchos repositorios, especialmente aquellos con recursos limitados, el punto de partida suele ser una hoja de cálculo y no una base de datos relacional. Aunque una hoja de cálculo no es, en sentido estricto, un sistema de gestión de bases de datos, puede funcionar como una matriz inicial de registro si los campos están bien definidos y normalizados desde el inicio. En ese sentido, la norma proporciona la arquitectura de metadatos que permite estructurar esa información de manera consistente, de modo que, cuando las condiciones lo permitan, pueda migrarse a un sistema más robusto sin rehacer el trabajo. La clave no es la herramienta utilizada, sino la coherencia del modelo de datos que la sustenta.
Hoy existen alternativas tecnológicas que permiten implementar sistemas de gestión de colecciones digitales sin depender de desarrollos propietarios. Una de ellas es Tainacan, una extensión (plugin) de código abierto desarrollada en Brasil que se integra a WordPress y permite crear y administrar repositorios digitales estructurados. Más que un simple generador de bases de datos, Tainacan funciona como una herramienta de gestión de colecciones: posibilita definir metadatos personalizados, establecer taxonomías controladas, modelar relaciones entre registros y publicar los contenidos en línea mediante una interfaz de consulta.
Existen plataformas comerciales que pueden utilizarse para la gestión de información. Airtable, por ejemplo, es una herramienta en la nube que combina funciones de hoja de cálculo con capacidades básicas de base de datos relacional. Permite crear tablas vinculadas, formularios y vistas personalizadas mediante una interfaz amigable, lo que la hace atractiva para proyectos pequeños o equipos reducidos. Sin embargo, sus costos pueden incrementarse considerablemente cuando el repositorio crece en volumen de registros, almacenamiento o número de usuarios. Otra alternativa es el sistema especializado Cumulus —desarrollado originalmente como un software de Digital Asset Management (DAM)— que está diseñado para la gestión profesional de activos digitales a gran escala. Permiten administrar grandes volúmenes de imágenes, controlar versiones, gestionar permisos de acceso y automatizar flujos de trabajo. No obstante, sus licencias, implementación y mantenimiento pueden resultar costosos para muchos acervos públicos y privados.
La elección del sistema debe responder al tamaño del acervo, la proyección institucional, la capacidad técnica y el presupuesto disponible. No existe una solución única ni universal. Lo fundamental es que, independientemente de la herramienta seleccionada, la estructura de metadatos y los criterios de normalización estén definidos desde el inicio, pues es esa arquitectura conceptual —más que la plataforma— la que asegura coherencia y posibilidad de interoperabilidad a largo plazo.
Catalogación y responsabilidad interpretativa
Contar con una estructura técnica sólida no resuelve todo. Catalogar no es únicamente aplicar una norma o completar campos; implica tomar decisiones dentro de un marco metodológico. Como señalan Bowker y Star,⁶ toda clasificación deja huella en la forma en que el mundo puede ser consultado y comprendido. No es un acto neutral.
En fotografía esto se vuelve especialmente visible. Al describir una imagen no inventamos un título, sino que registramos la denominación existente o construimos una descripción basada en la información disponible, en el contexto de producción y en las evidencias documentales. Asignamos términos de materia, definimos relaciones con otras unidades, determinamos su ubicación dentro de una serie o fondo. Cada una de esas decisiones condiciona la forma en que esa imagen podrá ser localizada e interpretada posteriormente.
Cuando el archivo no se ajusta con claridad a categorías predefinidas, el desafío no consiste en simplificarlo para que encaje, sino en sostener su complejidad dentro de una estructura coherente. Las normas aportan consistencia; las plataformas facilitan la recuperación; pero ninguna reemplaza el juicio profesional ni la responsabilidad de describir con rigor.
Catalogar no elimina la ambigüedad propia de la fotografía —su condición de documento y construcción a la vez—. La tarea consiste en registrarla de la manera más precisa posible dentro de un sistema que permita su consulta. La descripción no clausura el sentido; lo organiza.
Gabriela González Reyes. Acervo de Hydra + Fotografía SC: imágenes provenientes de una maleta adquirida en un mercado de pulgas, utilizada como material de trabajo en el diplomado de archivos impartido por Hydra. Cortesía de Hydra + Fotografía SC.
Políticas documentales y gestión institucional
Más allá de normas y sistemas, ningún proyecto se sostiene sin políticas documentales claras. Estas políticas establecen criterios sobre ingreso, organización, descripción, digitalización, conservación y acceso. Definen responsabilidades y secuencias de trabajo, y permiten que el archivo no dependa exclusivamente de la experiencia individual de quien lo gestiona en un momento determinado.
En muchos repositorios —sobre todo en el ámbito cultural— el personal cambia con frecuencia. Trabajan fotógrafos que digitalizan, historiadores que investigan, gestores que coordinan, curadores que seleccionan materiales. Cada uno aporta saberes valiosos, pero no siempre cuenta con formación técnica integral en documentación. Cuando no existen lineamientos definidos, cada cambio de equipo puede implicar reinicios, duplicación de tareas o pérdida de información. Documentar procesos se vuelve entonces tan importante como describir los propios objetos.
Definir por dónde comenzar tampoco es trivial. ¿Se digitaliza antes de limpiar? ¿Se limpia antes de clasificar? ¿Se ordena antes de describir? Estas decisiones deben tomarse desde una perspectiva multidisciplinaria que involucre archivistas, restauradores, fotógrafos y responsables institucionales. De lo contrario, el material puede manipularse repetidamente, aumentando riesgos innecesarios.
La digitalización, en particular, requiere una política explícita. No se trata solo de producir archivos digitales, sino de definir con claridad su propósito: consulta interna, difusión pública, respaldo de conservación o investigación académica. Idealmente, debe planearse para realizarse una sola vez, con parámetros técnicos adecuados que eviten manipulaciones reiteradas del original. Es recomendable generar, al menos, un archivo maestro sin edición (de preservación), un derivado de alta calidad para usos especializados y una versión comprimida para consulta o difusión. Esta estrategia racionaliza recursos y reduce riesgos. La digitalización no sustituye al original, pero puede disminuir su manipulación y prolongar su vida útil. Sin embargo, preservar no es un fin en sí mismo. Se preserva para activar. Se conserva para permitir acceso. Si los archivos no se consultan, no se investigan ni circulan, el esfuerzo técnico pierde sentido.
Autor no identificado. Gelatina DOP. 9 de septiembre de 1948. Mexicali, Baja California. Leyenda: “Para mis tíos y primos con todo cariño de Ma del Carmen”.
El catálogo como proceso abierto
En última instancia, catalogación, clasificación, digitalización y conservación forman parte de una misma estrategia. Las normas estructuran; las plataformas organizan; las políticas orientan; el trabajo multidisciplinario sostiene. Pero lo que justifica el proceso es el acceso. Preservar para activar: ese es el horizonte.
También es importante entender que el catálogo no es un instrumento cerrado. La catalogación es un proceso dinámico. Cuando investigadores, curadores o especialistas acceden al acervo, pueden aportar información que no estaba disponible en el momento del registro: identificaciones, contextos históricos, procesos técnicos, atribuciones o relaciones entre series.
Es poco realista esperar que quien cataloga domine todos los campos implicados en un archivo fotográfico. Se puede tener experiencia en procesos y formatos, o en la trayectoria de un autor, o en un periodo histórico determinado, pero difícilmente en todo a la vez. La catalogación no es un ejercicio de omnisciencia, sino de responsabilidad metodológica.
Existe además una tensión permanente entre el deseo de exhaustividad y la necesidad de avanzar. Puede resultar tentador investigar cada imagen hasta el último detalle antes de describirla. Sin embargo, como ha señalado Joan Boadas en distintas intervenciones, esa tentación puede paralizar el trabajo. Es preferible construir primero una visión general del fondo, establecer su estructura y avanzar con un nivel de descripción coherente; el detalle puede incorporarse posteriormente.
Un catálogo vivo permite añadir nuevas capas de información con el tiempo. No se trata de registrar de manera superficial, sino de asumir que la descripción puede enriquecerse progresivamente. En ese sentido, el catálogo no es un punto de llegada, sino un espacio de conocimiento en construcción. Catalogar no es cerrar el sentido de los documentos, sino mantener abierta la posibilidad de nuevas lecturas.
Y quizás ahí radica la dimensión más profunda de todo este proceso: preservar para activar, organizar para comprender y describir para permitir que otros continúen el diálogo.
Notas
¹ Pierre Bourdieu, La distinction: Critique sociale du jugement (Les Éditions de Minuit, 1979).
² Geoffrey C. Bowker y Susan Leigh Star, Sorting Things Out: Classification and Its Consequences (MIT Press, 1999).
³ Consejo Internacional de Archivos, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística (Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000).
⁴ Consejo Internacional de Archivos, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística.
⁵ Se entiende por imagen nacida digital aquella que se genera originalmente en un entorno digital, sin soporte analógico previo (por ejemplo, fotografías producidas con cámaras digitales o dispositivos móviles). En cambio, una imagen digital subrogada es aquella que deriva de la digitalización de un objeto fotográfico preexistente —negativo, positivo, diapositiva o placa— y funciona como su representación digital. Ambas requieren criterios diferenciados de descripción, gestión y preservación.
⁶ Bowker y Star, Sorting Things Out: Classification and Its Consequences.
Referencias
Bourdieu, Pierre. La distinction: Critique sociale du jugement. Les Éditions de Minuit, 1979.
Bowker, Geoffrey C., y Susan Leigh Star. Sorting Things Out: Classification and Its Consequences. MIT Press, 1999.
Consejo Internacional de Archivos. ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2ª ed. Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000.
Dirección General de Normas. Norma Mexicana NMX-R-069-SCFI-2016: Documentos fotográficos — Lineamientos para su catalogación. Secretaría de Economía, 2016.
Gabriela González Reyes (Ciudad de México, 1966) es especialista en conservación, catalogación y administración de archivos fotográficos, así como en gestión, promoción cultural y estudio de la herencia fotográfica en México. Es fundadora y co-directora de HYDRA, plataforma dedicada al estudio y circulación responsable de archivos fotográficos, Coordinadora del Subcomité de Catalogación de Documentos Fotográficos del COTENNDOC y Presidenta del Fotobservatorio.