La Evolución de los Lineamientos para la Preservación de Acervos Documentales: una plática con el GIF
ALEJANDRA ODOR CHÁVEZ Y NADINE VERA BÉRENGER
Recientemente, Alejandra Odor y Nadine Vera, miembros del Subcomité de normalización para la preservación de acervos documentales del Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (COTENNDOC), sostuvieron una plática con el Grupo de Investigación en Materia de Fotografías (GIF). El objetivo central de esta reunión fue presentar y discutir la evolución, el estado actual y las aplicaciones prácticas de los Lineamientos para la Preservación de Acervos documentales que consisten en la actualización de la Norma Mexicana Acervos Documentales - Lineamientos para su preservación, haciendo especial énfasis en su utilidad para el trabajo especializado que realiza el GIF.
1. De la norma al lineamiento: una adaptación estratégica
La exposición inició destacando la importancia de contar con una guía y textos especializados que acompañen la preservación de acervos. Se narró entonces el recorrido histórico de estos lineamientos, detallando que, si bien el proyecto inicial buscaba regular el préstamo de obras, su alcance se amplió significativamente para abarcar de manera integral la conservación de documentos en todos sus soportes y formatos, incluidos los fotográficos.
En su momento, la Norma Mexicana (NMX) fue elaborada por el Subcomité de normalización para la preservación de acervos documentales del COTENNDOC, como organismo nacional de normalización reconocido por la Secretaría de Economía. Se trató entonces de un documento oficial emitido por dicha Secretaría, y que tuvo una vigencia de 5 años (2019 a 2024). Se trataba de una norma de aplicación voluntaria.
Presentación de los Lineamientos para la preservación de acervos documentales por algunos de los miembros del Subcomité de normalización para la preservación de acervos documentales del Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (COTENNDOC), Instituto Mora, CDMX, 21 de mayo de 2024.
El cambio de Norma Mexicana a Lineamientos del COTENNDOC se debió principalmente a que, en 2020, fue publicada la Ley de infraestructura de la calidad, abrogando la Ley Federal sobre Metrología y Normalización de 1992 y sus reformas, que era la que regulaba a las Normas Oficiales y las Normas Mexicanas. En la ley de 2020, se suprimen las Normas Mexicanas y se adoptan los estándares, indicando que sería en el Reglamento de dicha ley donde se establecerían los requisitos, reglas y mecanismos para desarrollar estándares de forma conjunta por más de un sujeto facultado para estandarizar u Organismo Nacional de Estandarización.
Hasta la fecha no se cuenta con el reglamento de la Ley de infraestructura de la calidad, por lo que, en 2024, el COTENNDOC tomó la decisión de actualizar las NMX que iban cumpliendo su vigencia, y conferirles el carácter de Lineamientos emitidos y avalados por las entonces 25 instituciones miembro del COTENNDOC.
2. Mejoras sustanciales: una comparación con la norma anterior
Uno de los ejes centrales de la presentación fue la comparación entre los lineamientos actualizados y la norma anterior, destacándose las novedades conceptuales y las mejoras en las directrices. Se explicó que, mientras la versión previa establecía fundamentos generales en algunos de sus apartados, los nuevos lineamientos incorporan avances significativos en algunas áreas de interés para el GIF y la preservación de acervos.
Durante la plática se expusieron los apartados donde se considera al material fotográfico así como el contenido actualizado de los lineamientos. Algunos de los puntos que se presentaron fueron:
Las recomendaciones técnicas detalladas para el manejo seguro de materiales fotográficos.
Se revisaron y replantearon los conceptos principales que guían a los lineamientos y que marcan los niveles de acción en la conservación de acervos (preservación, conservación, conservación preventiva, estabilización y restauración).
Las directrices ampliadas para las medidas de conservación durante la digitalización y otros procesos esenciales para la preservación y acceso en la era digital.
El enfoque preventivo, que considera de manera explícita los riesgos y amenazas que afectan a las colecciones, como la sensibilidad a la luz, la humedad y las fluctuaciones térmicas.
La ampliación del apartado de preparación ante emergencias, por considerarse un tema de especial relevancia, específicamente para los documentos que pudieran ser más vulnerables, como los fotográficos.
Esta evolución refleja 5 años más de experiencia en las y los participantes en la redacción y actualización de los lineamientos, y también incorporó sugerencias y comentarios recabados desde un cuestionario de evaluación de la NMX y su aplicación, por parte de quienes la habían utilizado en sus primeros 5 años. Representa un salto cualitativo, ya que los lineamientos no solo actualizan información, sino que reflejan una comprensión más profunda y especializada de las necesidades reales de conservación, y de la aplicación misma de la NMX en acervos mexicanos y latinoamericanos.
Portada de la edición digital de la Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018 Acervos Documentales - Lineamientos para su preservación, extraída de https://www.ilce.edu.mx/docs/cotenndoc/5_NMX-R-100-SCFI-2018.pdf
3. Un proceso colectivo y en constante actualización
La creación y mejora continua de estos lineamientos se presenta como un esfuerzo colaborativo. Se fundamenta en el trabajo del Subcomité de normalización y otros subcomités especializados, los cuales están conformados por especialistas de instituciones de reconocido prestigio en materia de documentación y conservación. Este proceso busca reflejar la realidad mexicana y latinoamericana.
La actualización periódica es un principio rector de los documentos normativos del COTENNDOC. Se estableció que, al igual que se hacía con las Normas Mexicanas, los lineamientos deben ser revisados y actualizados cada cinco años, garantizando que estén al día con las nuevas tecnologías, materiales y desafíos de preservación. Las expositoras compartieron que la versión más reciente fue presentada en mayo de 2024, fruto del trabajo de un comité voluntario y altamente activo. Este compromiso con la mejora continua asegura que las directrices no se conviertan en documentos obsoletos, sino en herramientas vivas que pueden beneficiar directamente el quehacer de las personas a cargo de la conservación de acervos, como el GIF.
Portada de los Lineamientos para la preservación de acervos documentales, extraída de https://www.ilce.edu.mx/docs/cotenndoc/EDITORIAL_COTENNDOC.pdf
4. Distribución, acceso y su aplicación práctica para el GIF
Para que un instrumento de conservación sea efectivo, debe ser ampliamente accesible. En este sentido, se ha priorizado la distribución digital y gratuita de los lineamientos, mismos que están disponibles para su descarga en la página del COTENNDOC y de algunas de las instituciones que integran al Subcomité que las generó, eliminando barreras económicas y geográficas. Esta estrategia facilita que grupos especializados como el GIF, y un amplio público interesado en el tema, puedan consultarlos y utilizarlos sin restricciones, potenciando su impacto a nivel nacional y regional.
Es importante destacar que estos lineamientos, al igual que la NMX no buscan ser de carácter obligatorio, sino que funcionan como recomendaciones técnicas basadas en el consenso de expertos. Su valor para el GIF reside en servir como una guía práctica y fundamentada para la conservación de acervos documentales, incluyendo al material fotográfico, considerando sus características particulares y las implicaciones de gestión de la conservación en las instituciones y organizaciones que las resguardan. Los lineamientos incluyen, además, directrices de conservación para procesos clave como la digitalización, el marcado de los documentos y el préstamo para exposiciones, temas de indudable interés para el grupo.
5. Hacia la colaboración y la aplicación conjunta
Uno de los aspectos más productivos de la plática fue la discusión sobre la aplicación práctica de los lineamientos. Se generó un consenso en la utilidad de organizar seminarios y talleres especializados en el futuro. Estas actividades, potencialmente organizadas en colaboración entre el Subcomité de normalización y el GIF, permitirían trasladar las recomendaciones de los lineamientos al trabajo diario de conservación, fortaleciendo las capacidades técnicas de todos los involucrados y enriqueciendo los futuros documentos.
Conclusión
La plática con el GIF concluyó reafirmando la importancia de estos lineamientos como una herramienta viva y en constante evolución. La colaboración entre diversos especialistas, así como los comentarios y sugerencias de mejora de quienes utilicen los lineamientos, como los miembros del GIF, sin duda favorecerá que éstos se mantengan actualizados y que sigan resultando no solo de interés sino de utilidad tanto a conservadores-restauradores especializados, como a la diversidad de perfiles que se desempeñan como responsables de la conservación de acervos documentales, o específicamente fotográficos. Este diálogo marca un paso más hacia una conservación más estandarizada, informada y colaborativa en México.